Wie ihr eure Traumlocation findet und sicherstellt, dass euer Besichtigungstermin ein voller Erfolg wird. Mit Checkliste zum Download
"Ohne Location geht nix, da kann das Drehbuch noch so gut sein."
Was für Hollywood Blockbuster, Spielfilm oder Daily Soap gilt, ist auch nicht allzu weit von der Hochzeitsrealität entfernt. Und da der Locationscout in der Medienbranche ein tendenziell gut bezahlter Beruf ist, dämmert es uns schon: Die perfekte Hochzeitslocation fällt uns höchstwahrscheinlich nicht schicksalhaft in den Schoß – zumindest, wenn unsere Hochzeit für uns als Paar ähnlich spektakulär sein soll wie das neue Kino-Highlight. Leider ist es bei der Suche nach der perfekten Hochzeitslocation somit wie so oft im Leben – eine gute Vorbereitung und Planung sind (fast) alles.
Die richtige Planung spart Zeit, Geld und bewahrt vor Frustration
Insbesondere für all diejenigen, die ihren großen Tag gänzlich ohne die Expertise eines professionellen Wedding Planners in Angriff nehmen, kann die richtige Vorarbeit dafür sorgen, dass ihr euren Gesamtzeitaufwand schlussendlich sogar reduziert. Doch wie findet ihr die perfekte Szenerie für eure Romanze und setzt somit das Fundament für eine unvergessliche Feier? Und wie wird die Herzensangelegenheit Heirat nicht zur omnipräsenten Kopfsache?
Schritt 1: Die Grobselektion
Gibt man bei Google das Suchwort Hochzeitslocation ein, wird man schier erschlagen von der Fülle an Alternativen. Und dann noch die Empfehlungen von Freunden. Es gilt somit das Chaos zu sortieren. Am leichtesten geht euch dies von der Hand, wenn ihr im Vorfeld harte Kriterien für die Auswahl definiert. Dies sind all die Aspekte, die für euch zwingend notwendig und gesetzt sind. Locations, die diese erste Vorselektion nicht überstehen, müsst ihr im weiteren Verlauf gar nicht erst besichtigen.
Der grobe Preisrahmen
Ihr wisst am besten, welches Hochzeitsbudget euch zur Verfügung steht und welcher Spielraum nach oben für euch akzeptabel und realistisch sein kann. Schließt im ersten Schritt am besten dennoch nur Locations aus, die deutlich über eurem Budget liegen. So vermeidet ihr, dass ihr eure Traumlocation zu früh im Prozess ausschließt.
Das Wunschdatum
Eure Hochzeit soll am 07.07. stattfinden und daran gibt es für euch nichts zu rütteln? Klärt direkt im ersten Telefonat die Verfügbarkeit an eurem Wunschdatum ab und verwerft ausgebuchte Locations gedanklich umgehend. So vermeidet ihr auch, dass ihr euch im Planungsprozess zu sehr in eine ausgebuchte Location verliebt und alle weiteren Locations mit dieser einen vergleicht. Hierbei ist Frustration leider vorprogrammiert.
Die Kapazität (minimale/maximale Gästeanzahl)
Intimate Wedding oder große Festlichkeit? So unterschiedlich eure Wünsche und Bedürfnisse hinsichtlich der Gästezahlen sind, desto unterschiedlich sind sich hierbei auch die Locations. Grundsätzlich gilt: nicht nur sehr beengte Locations sind unpassend – auch zu weiträumige Locations können bei kleineren Gesellschaften wahre Stimmungskiller sein.
Der Stil
Kaum eine Braut hat sie nicht – eine grobe Vorstellung vom Look & Feel ihrer eigenen Hochzeit. Ihr mögt es gerne klassisch und edel? Dann müsst ihr euch mit der Festscheune im Boho-Look nicht näher befassen. Eure Hochzeit, euer Tag, eure Location. Egal, was euer Umfeld sagt.
Schritt 2: Die Besichtigung der Top 3-5 Locations
Bestenfalls schaut ihr euch circa 3-5 verfügbare Locations an. Zu viele Besichtigungen und somit zu viel Auswahl könnten euch die Entscheidung eher erschweren und euch regelrecht lähmen.
Entscheidend: der Detailgrad der Besichtigung
Achtet zwingend darauf, dass ihr gut vorbereitet in die Besichtigungen startet. Fragt hierzu vorab bei jeder Location an, ob diese über eine sogenannte Bankettmappe verfügt. Diese kann euch bereits viele Details zu einer möglichen Bestuhlung, zum Catering, zu Detailpreisen usw. geben und bildet eine gute Basis für die anschließende Besichtigung. Bei der Besichtigung selbst sollten bereits viele Detailfragen geklärt werden – das erspart euch später viel Arbeit und Unsicherheiten.
Wenn ihr zudem die folgenden Themenbereiche im Zug der Besichtigung klären könnt, dann seid ihr im Planungsprozess einen großen Schritt weiter:
Die Anbindung
- Ist eine gute Erreichbarkeit gegeben? (sonst: Shuttle Service)
- Sind (kostenlose) Parkplätze vorhanden?
- Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe?
- Befinden sich Standesamt und/oder Kirche in der näheren Umgebung?
Übernachtungsmöglichkeiten
- Verfügt die Location selbst über Übernachtungsmöglichkeiten?
- Besteht die Möglichkeit zur Vorreservierung eines Zimmerkontingents?
- Ist das Frühstück bei Zimmerbuchung inklusive?
- Existiert eine Hochzeitssuite?
- Welches sind die Check-in/Check-out-Zeiten?
Catering und Drinks
- Existiert ein hauseigenes Gastronomieangebot/Catering?
- Ist ein externes Catering erlaubt?
- Ist die Beauftragung fester Partner-Caterer erforderlich?
- Besteht die Wahlmöglichkeit zwischen Menü/Buffet/Mischform?
- Sind Vegetarische/vegane Optionen realisierbar?
- Ist die Beachtung sonstiger Nahrungsmittelunverträglichkeiten möglich?
- Besteht die Möglichkeit für ein Probeessen? (evtl. Zusatzkosten!)
- Darf die Hochzeitstorte über einen externen Konditor bezogen werden?
- Werden Getränke pauschal oder nach Verbrauch abgerechnet?
- Welche Alkoholika sind im Pauschalpreis inkludiert?
- Könnt ihr eine exakte Getränkekarte vorgeben?
- Darf eine mobile Cocktailbar extern angemietet werden?
Technik und Party
- Sind Steckdosen in ausreichender Anzahl vorhanden?
- Ist ein Starkstromanschluss vorhanden?
- Kann die Raumbeleuchtung gedimmt werden?
- Existiert darüber hinaus eine atmosphärische Partybeleuchtung?
- Ist ein fester Platz für Tanzfläche und DJ/Band vorhanden?
- Ist eine sichere Bodenbeschaffenheit für Tanzbereich gegeben?
- Ist ein Soundsystem locationseitig vorhanden?
Dekoration
- Können die Decken dekoriert werden (Anbringung von Aufhängungen, Leuchtern, Haken)?
- Dürfen die Wände mit Stoff abgehängt werden (Brandschutz)?
- Sind ausschließlich bestimmte Bereiche dekorierbar?
- Darf evtl. existente Deko entfernt werden (z. B. Bilder)?
- Darf evtl. vorhandenes Mobiliar entfernt werden?
Sonstige Ausstattung
- Ist Mobiliar (runde oder eckige Tische) vorhanden?
- Ist eine Bestuhlung vorhanden?
- Sind Tischdecken vorhanden?
- Gibt es Vasen in ausreichender Menge (für Blumengeschenke)?
- Ist eine Garderobe vorhanden?
- Ist eine Kühlmöglichkeit für Hochzeitstorte gegeben?
- Sind Spielmöglichkeiten für Kinder vorhanden?
- Sind ausreichend Servicekräfte vorhanden?
Sonstige Beschränkungen
- Existieren Einschränkungen bzgl. Sicherheit und Technik?
- Gibt es besondere Verbote (z.B. Feuerwerk, Wunderkerzen, frische Blüten etc.)?
- Gibt es eine Lautstärkebegrenzung?
- Bis wie viel Uhr darf Musik laut gespielt werden?
- Existiert eine Sperrstunde?
- Ab wann darf der Aufbau der Hochzeit erfolgen?
- Bis wann muss der Abbau erfolgt sein?
Kosten im Detail
- Was sind die genauen Zahlungsmodalitäten?
- Gibt es zusätzliche Kosten Endreinigung?
- Existieren sonstige Zusatzkosten (z. B. Nachtzuschlag, Tellergeld, Korkgeld o. ä.)?
Damit ihr diese vielen Details bei jeder Besichtigung immer griffbereit habt, findet ihr die vollständige Checkliste hier kostenlos als PDF zum Download:
Ich wünsche euch viel Erfolg im Planungsprozess und stehe euch bei Fragen gerne jederzeit mit Rat und Tat und Expertise zur Seite.
Eure Tina